Gestione della flotta: cos’è, a cosa serve e come condurla al meglio

In un contesto economico che diventa ogni giorno più competitivo, si sente parlare sempre più spesso di gestione e ottimizzazione della flotta. Ma esattamente in cosa consiste la gestione della flotta e la rilevanza aziendale di questo complesso processo? In questo articolo approfondiamo l'argomento e quindi cerchiamo di far luce su uno degli argomenti più caldi di questi ultimi mesi.

Cos'è la gestione della flotta?

Per gestione della flotta si intende l’insieme di attività legate alla gestione, al monitoraggio e all’ organizzazione dei veicoli di un’azienda (comunemente detto “parco auto” o “flotta”).
La gestione della flotta prevede solitamente di focalizzarsi sulle seguenti aree operative:

• LOGISTICA: pianificazione e controllo degli spostamenti;
• GESTIONE FINANZIARIA: analisi dei costi e degli investimenti legati alla flotta e le operazioni di acquisto e vendita di veicoli stessi;
• GESTIONE AMMINISTRATIVA: attenta gestione delle scadenze, da assicurazione e bollo fino a tagliandi e manutenzioni.

Procediamo ora esploriamo le operazioni richieste a una gestione della flotta efficace, area per area.

LOGISTICA: pianificazione e controllo

L’area logistica è sicuramente quella a cui, operativamente, è più spesso associata la gestione della flotta. Infatti, buona parte del lavoro sulla flotta prevede la pianificazione dei tragitti (il cosiddetto “dispatching”) e il controllo della posizione dei mezzi e dell’avanzamento dei percorsi, specie in aziende di trasporti e/o consegne. Le strategie per ottimizzare la pianificazione e il controllo della flotta sono tante e diverse. Quello che conta qui è cercare di trovare una soluzione che permetta di utilizzare la flotta al meglio, cercando di ottimizzare i percorsi di ogni singolo veicolo in base al percorso.
Non bisogna, però, dimenticare il lavoro di revisione a posteriori sull’utilizzo della flotta: occorre cioè analizzare i dati di utilizzo per comprendere se la flotta sta operando correttamente ed efficientemente o se ci sono problemi da risolvere nell’immediato. L’unico grande problema con i dati dei veicoli è la difficoltà nel raccoglierli.
Vuoi scoprire la nostra ricetta segreta per gestire e offrirti i dati migliori? Te la sveliamo in questo articolo.

FINANZA: costi e investimenti

Nella gestione della flotta c’è parecchio spazio anche per la gestione finanziaria. Infatti, i veicoli aziendali sono spesso responsabili di una buona parte dei costi operativi.
Non solo ciò, ma secondo uno studio di LeasePlan del 2019, il costo di acquisto conta per meno del 40% dei costi totali di un veicolo; oltre il 60% del costo totale di un veicolo a motore deriva dall’utilizzo del veicolo! Questo significa che ci sono enormi potenzialità per risparmiare e che quindi la corretta gestione delle spese per carburante, assicurazioni, manutenzioni, tasse e pedaggi (e anche le multe, purtroppo!) è molto importante per assicurare una migliore stabilità finanziaria, risparmiando ove possibile.
Inoltre, gestire la flotta significa anche intuire quando effettuare nuovi innesti e dismettere i veicoli obsoleti o problematici mediante nuovi investimenti. Anche questi devono essere correttamente gestiti, al fine di ottimizzare la struttura finanziaria dell’impresa, senza eccedere con gli investimenti, per evitare rischi eccessivi. Continua ad approfondire l'argomento costi leggendo questo nostro altro articolo.

AMMINISTRAZIONE: scadenze e burocrazia

In Italia siamo da sempre campioni di burocrazia! E da grandi flotte derivano tante scadenze e una grande burocrazia. Le scadenze legate alla flotta sono solitamente: assicurazione, bolli, tagliandi, manutenzioni; queste sono vitali per una gestione aziendale continuativa e corretta. Pertanto, al crescere della flotta, diventa indispensabile utilizzare sistemi precisi per tenere traccia delle scadenze. (spoiler: no, gli elenchi su excel o su carta e penna non funzionano!).

Attività principali legate alla gestione della flotta

Quando si passa da pochi veicoli (solitamente 3 o meno) a numeri più alti, l’azienda necessita di maggiore solidità e struttura nel processo di gestione della flotta. In particolare, molte aziende tendono a delegare a un impiegato le attività di gestione della flotta: questa soluzione è molto apprezzata, in quanto comporta una buona divisione delle mansioni e garantisce all’azienda un continuo controllo sulla flotta aziendale.
Coloro che operano nel monitoraggio della flotta sanno che è fondamentale gestire le attività al meglio e che i rischi collegati alle loro mansioni sono fondamentalmente due:

• Pianificare e seguire i movimenti in maniera poco attenta. Questo è il rischio più grande per chi si occupa della gestione della flotta, poiché vorrebbe dire sprecare preziose risorse aziendali. Infatti, spesso si dedica poco sforzo all’ottimizzazione degli spostamenti della flotta e le conseguenze sono due: maggiori costi dovuti ad una gestione inefficiente e minori ricavi, perché con la stessa flotta si sarebbero potuti fare più spostamenti e (potenzialmente) servire più clienti!
• Perdere il controllo per via dell’eccessiva burocrazia. Al crescere della flotta, aumenta la burocrazia e diventa complesso gestire le scadenze burocratiche legate ai veicoli: anche in questo caso, eventuali dimenticanze possono portare a costosi errori per l’azienda.

Il processo di gestione della flotta si compone di tante attività. Se la tua azienda non riesce a gestirne molte allo stesso tempo, è probabile che la gestione della tua flotta non sia ottimizzata. Ciò non comporta niente di negativo, anzi, hai tante nuove opportunità per migliorare e per iniziare gestire la tua flotta al meglio! Di seguito elenchiamo alcune delle attività fondamentali:

Pianificazione

La pianificazione e controllo di gestione sono tra le attività focali della gestione della flotta, sono infatti, le attività che mettono in moto l’intero processo di gestione. La difficoltà cresce all’aumentare del numero di veicoli e delle tappe da seguire. Oggi, fortunatamente la pianificazione non è più un’attività manuale e ci sono potenti software in grado di supportare in questa attività! Pianificare efficacemente permette di minimizzare i costi, mantenendo pieno controllo della flotta e ampia flessibilità.

• Pianificare e seguire i movimenti in maniera poco attenta. Questo è il rischio più grande per chi si occupa della gestione della flotta, poiché vorrebbe dire sprecare preziose risorse aziendali. Infatti, spesso si dedica poco sforzo all’ottimizzazione degli spostamenti della flotta e le conseguenze sono due: maggiori costi dovuti ad una gestione inefficiente e minori ricavi, perché con la stessa flotta si sarebbero potuti fare più spostamenti e (potenzialmente) servire più clienti!
• Perdere il controllo per via dell’eccessiva burocrazia. Al crescere della flotta, aumenta la burocrazia e diventa complesso gestire le scadenze burocratiche legate ai veicoli: anche in questo caso, eventuali dimenticanze possono portare a costosi errori per l’azienda.

Controllo

L’attività di pianificazione deve sempre essere affiancata dall’attività di controllo.

• Una prima forma di controllo essenziale è la localizzazione; essere in grado di visualizzare la posizione esatta di ogni veicolo della flotta in tempo reale è fondamentale per controllare l’avanzamento dei lavori, per intercettare eventuali ritardi o variazioni di rotta e anche per motivi di sicurezza e protezione dei veicoli!
• Il controllo non deve soltanto essere legato alla posizione, ma c’è bisogno di condurre analisi approfondite alla ricerca di inefficienze! In particolare, è davvero molto importante interfacciarsi con la centralina dei veicoli per raccogliere quanti più dati possibile in merito all’utilizzo dei veicoli. Il principio è sempre lo stesso: si può agire solo su ciò che si può misurare, quindi più dati significano più possibilità di migliorare la tua flotta! Raccogliendo dati dai veicoli della flotta è possibile calcolare i consumi, analizzare le inefficienze (dove si spende più del dovuto) e decidere quali manovre migliorative implementare.

Fortunatamente, la tecnologia di Keet ti aiuta a fare questo. Dopo essere stato installato sulla tua flotta in meno di un minuto (promesso!), Keet raccoglie i dati per la tua flotta e genera dei report automatici, consultabili in ogni momento. In più, se non sei soddisfatto o vuoi condurre ulteriori analisi in autonomia, puoi scaricare i dati dei tuoi veicoli e analizzarli come preferisci! Ora la tua flotta non avrà più scuse per essere inefficiente e potrai goderti dei notevoli risparmi dovuti a una gestione più oculata della flotta.

Stato di salute del veicolo e scadenze annesse

Un’altra attività essenziale della gestione della flotta è il controllo dello stato di salute di ogni veicolo e delle annesse scadenze burocratiche.
Innanzitutto, bisogna essere sempre pronti a fronteggiare eventuali eventi avversi in grado di danneggiare più o meno gravemente i veicoli. Pianificare e gestire la flotta, infatti, non sarebbe possibile se i veicoli fossero danneggiati e incapaci di funzionare a regime!
Le varie scadenze amministrative possono essere invece fonte di ritardi, tempo extra perso ed eventuali risvolti economici negativi. Gestirle tutte, soprattutto se in possesso di numerosi veicoli, è spesso fonte di stress e frustrazione. Essendo, questa, però un’attività necessaria e obbligatoria, è fortemente consigliato utilizzare di supporti informatici che permettano di gestire tutte le scadenze in modo facile e tempestivo.

Gestione dei guidatori

Estendendo la definizione di flotta anche alle persone che guidano i veicoli aziendali, il miglioramento della gestione della flotta passa anche per l’ottimizzazione del capitale umano.
In fase di pianificazione, infatti, è spesso importante assegnare a ogni guidatore un veicolo e una tratta, cercando di bilanciare i carichi tra gli stessi, di modo che tutti abbiano mansioni di egual carico, intensità e valore.
Inoltre, è altrettanto importante analizzare a posteriori le performance di guida dei singoli guidatori. Così come gli impiegati d’ufficio sono valutati per i miglioramenti apportati, anche i guidatori devono essere incentivati e premiati se riescono a portare a termine le proprie mansioni correttamente, in tempo e ottimizzando l’uso delle risorse aziendali (e cioè, conservando con cura i veicoli aziendali e guidando nel modo più prudente e conservativo possibile).
In Keet crediamo che incentivare i guidatori di una flotta premiando i più performanti (e non punendo i peggiori!!) permetta di allineare gli obiettivi di lungo termine dell’azienda e le motivazioni dei guidatori, il pilastro di ogni flotta. Proprio per questo, Keet fornisce, nel massimo rispetto della privacy di ognuno, delle statistiche personalizzate che permettono di individuare i comportamenti di guida da premiare ed evidenzia eventuali aree di miglioramento.

Utilizzo di sistemi automatici di gestione della flotta

Negli ultimi anni, grazie alla nascita di nuove tecnologie, è stato possibile sviluppare sistemi innovativi per supportare la gestione la flotta. Tali sistemi permettono di migliorare la pianificazione e il controllo di gran parte delle attività sopra descritte. Oggi per gestire una flotta in maniera competitiva (cioè, meglio di come lo fanno le altre aziende e i tuoi diretti concorrenti) l’uso di questi strumenti è di fatto imprescindibile. Quello che è ancora più vantaggioso è il fatto che queste soluzioni fino a qualche anno fa costavano migliaia di euro (in alcuni casi più del valore della flotta stessa), mentre oggi è possibile avere il massimo della qualità al costo di poco più di un caffè al giorno!
Keet nasce proprio con questo obiettivo: aiutare le aziende a gestire meglio la propria flotta, ottenendo risultati migliori, risparmiando e inquinando meno! Keet ti garantisce il massimo controllo sulla tua flotta, offrendoti servizi di monitoraggio, tracciamento, protezione e localizzazione in tempo reale.
In breve, Keet fa il lavoro sporco per te: segue i tuoi veicoli, raccoglie dati precisi e ti aiuta a individuare le aree di miglioramento, semplificandoti il lavoro e aiutandoti a ottenere risultati positivi.
Keet è compatibile con tutti i veicoli, non ha necessità di essere ricaricato e si installa a mano in pochi secondi, senza supporto da parte di meccanici e officine!
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