La gestione della flotta su Excel conviene ancora? (2023)

La gestione del parco mezzi è un processo essenziale per chi utilizza quotidianamente automobili, scooter, furgoni, TIR e altri mezzi su gomma. Molte aziende fanno attualmente affidamento su un’organizzazione "fai da te", utilizzando soluzioni tradizionali come Excel per gestire i propri automezzi.

Ma la gestione della flotta “fai da te“ è davvero la soluzione migliore?

Per rispondere a questa domanda bisogna innanzitutto considerare i limiti dei metodi di gestione tradizionale, e come sia possibile superarli con un sistema di gestione flotta alternativo, più efficiente e funzionale. Vi mostreremo come Keet, il software di gestione flotta ideale per le PMI, aiuta le aziende a superare tali difficoltà in modo semplice, economico e senza investimenti.

Partiamo con l’analizzare quali sono gli errori più comuni di una gestione flotta amatoriale.

5 errori comuni della gestione auto “fai da te”

Lavorando quotidianamente con molte aziende, i consulenti di Keet hanno evidenziato cinque difficoltà più ricorrenti derivanti da metodi di gestione flotta tradizionali. Di seguito li analizzeremo singolarmente (sperando non vi risultino troppo familiari! ☺ ).

1. Excel, gestione automezzi confusa e inefficiente
Excel, pur essendo un programma flessibile, non è stato pensato per gestire la complessità della flotta aziendale. Innanzitutto, Excel manca dell'interfaccia intuitiva in grado di offrire in tempo reale tutte le informazioni utili nel lavoro quotidiano, quali scadenze, manutenzioni, km percorsi, consumi e tanto altro. Ad esempio, hai mai provato ad avere un calendario delle scadenze in Excel? Oppure hai provato a controllare le spese di carburante tramite dei fogli di calcolo? È probabile che abbiate sprecato del tempo prezioso rovistando nella confusione delle caselle di Excel e che qualche scadenza vi sia anche sfuggita.

2. Spese carburante fuori controllo e sorprese a fine mese
I costi sempre più onerosi del carburante hanno una ricaduta negativa soprattutto sulle aziende che, ogni giorno, possiedono un gran numero di mezzi in movimento.
Può capitare spesso di superare il budget carburante del 20-30% in un dato mese e di accorgersene quando ormai è troppo tardi, solo dopo aver consultato la stazione di rifornimento di fiducia e/o la carta carburante. Ma c’è un modo per evitare a priori queste spese superflue? La risposta è sì, ma serve uno strumento che permetta di controllare con regolarità tali consumi, per proteggere l’azienda da spese esuberanti e impreviste a fine mese, per le quali non è più possibile adottare azioni correttive.

3. Localizzazione veicoli inaffidabile
Chiunque gestisca più veicoli ha da sempre la necessità di conoscerne la posizione in tempo reale. La rilevazione della posizione e del percorso di una flotta può infatti aiutare a pianificare correttamente la logistica e può controllare che i veicoli stiano effettivamente seguendo i tragitti migliori, più veloci e più efficienti. Molte aziende però continuano ad utilizzare dispositivi di localizzazione GPS commerciali. Questi hanno un’autonomia molto limitata (di solito inferiore ai 3 mesi), poiché richiedono l’utilizzo di batterie e sim card, che necessitano ricarica periodica. Questo limite tecnologico rende tali soluzioni inaffidabili, poiché ci può essere in ogni momento la perdita del controllo dei mezzi da parte dell’azienda.

4. Utilizzo improprio dei mezzi aziendali
I sistemi di gestione flotta “fai da te” non consentono di determinare l’effettivo utilizzo dei mezzi aziendali e un adeguato controllo del personale alla guida degli stessi, che talvolta adottano atteggiamenti “furbetti”. Senza possibilità di controllo i mezzi di un’azienda possono essere utilizzati in modo improprio: fuori dagli orari di lavoro, per scopi non prettamente lavorativi e senza rispettare i codici della strada. Ciò sottopone le vetture aziendali ad una maggiore usura e impone costi aggiuntivi all’azienda.

5. Software che “non parlano fra loro”
Hai una società più grande che già usa gestionali ERP,WMS,TMS, ecc. per i propri affari? Allora questo problema ti riguarda molto più da vicino.
Quando si utilizza un software gestionale, i dati aziendali sono spesso concentrati all’interno di un unico sistema. Tuttavia, i dati relativi ai mezzi aziendali provengono da altre fonti e fanno riferimento ad altri software esterni, che spesso “non parlano” con il gestionale di riferimento. Dunque, se i dati non vengono inseriti manualmente e aggiornati rapidamente, l’azienda rischia di prendere decisioni basate su informazioni ormai obsolete.

Keet: La soluzione per una gestione flotta senza problemi

Se sei arrivato a leggere fin qui forse anche tu hai già riscontrato alcuni di questi problemi e quindi un approccio “fai da te” non è la soluzione più adatta per la tua azienda. I metodi di gestione flotta tradizionali, come abbiamo visto, possono essere inefficaci e inaffidabili e fanno perdere tempo a te e alla tua azienda.

Ma esiste una soluzione: Keet.

5 vantaggi nella gestione flotta con Keet

1. Keet vs Excel, gestione della flotta più semplice
Le parole chiave che guidano Keet sono: semplicità, comodità e immediatezza. L’interfaccia grafica intuitiva di Keet ti aiuta a controllare ogni tuo veicolo, senza perderti in fogli di calcolo Excel complessi e caotici. Keet ti permette di monitorare in tempo reale la posizione dei tuoi veicoli, la persona alla guida, i tragitti percorsi, eventuali scadenze amministrative, e i consumi sia energetici che economici. Ovunque tu sia, tramite pc, tablet o smartphone, con Keet hai la possibilità di analizzare i tuoi veicoli, il loro stato e gestirne comodamente gli spostamenti. Inoltre, con una semplice notifica sarà il software a segnalarti eventuali anomalie o violazioni.

2. Spese e costi sotto controllo
Il software Keet ti garantirà un risparmio sicuro sul costo del carburante e una riduzione importante delle inefficienze. Keet è infatti in grado di stimare in modo preciso i consumi di carburante (benzina, diesel, GPL, metano etc.) di ogni veicolo e del personale e di tradurre questi dati in termini economici. Velocità troppo alta? Veicolo lasciato in moto anche quando è fermo? Guida troppo aggressiva? Keet ti fornirà i consigli necessari per migliorare e prendere le decisioni più adeguate per l’azienda, in modo da evitare sprechi.

3. Monitoraggio completo della flotta in tempo reale, non solo GPS!
Il dispositivo Keet è dotato di un rilevatore GPS per individuare la posizione dei veicoli in tempo reale. Inoltre, Keet non è alimentato a batteria; ciò significa che, dopo averlo installato, non dovrai mai preoccuparti di ricaricarlo! Keet è stato ideato per garantire la sicurezza di un dispositivo funzionante e sempre collegato. Durante il regolare funzionamento del veicolo, Keet effettua una rilevazione della posizione ogni 1-2 secondi (in media un localizzatore GPS a batteria si ferma a 30-40 secondi). In questo modo sarai in grado di ricomporre accuratamente il percorso seguito da ogni veicolo della tua flotta.

4. Sicurezza e protezione della flotta
Keet permette, inoltre, di avere maggiore controllo sui comportamenti di guida del personale. Le analisi automatiche disponibili aiutano a ripercorrere tutte le sessioni di guida, i relativi consumi e lo stile di guida. In caso di utilizzo improprio dei mezzi fuori dagli orari di lavoro, di minacce per la sicurezza o di un guidatore non autenticato, ricevi una notifica immediata da Keet direttamente sui tuoi dispositivi personali (pc, tablet, smartphone), per far sì che tu possa agire tempestivamente. È come avere un assistente su ogni mezzo, 24 ore su 24.

5. Dati affidabili per i tuoi gestionali
Usi un gestionale?
Grazie alle decine di integrazioni con altri software (ERP,WMS,TMS, ecc.), Keet si occuperà direttamente della raccolta dati e dell’inserimento di questi nel tuo gestionale. Dati affidabili, in ordine e in tempo reale, sempre disponibili sul tuo gestionale e un’assistenza illimitata per le integrazioni.

Più smart che mai con Keet

Keet non è solo uno strumento telematico, è disegnato specificamente per aiutare chi, come te, gestisce veicoli ogni giorno.

Con i servizi di localizzazione e monitoraggio live, protezione continua e consigli di risparmio consumi e costi della flotta, Keet accompagna la tua flotta verso un nuovo orizzonte tecnologico. Abbandona la gestione “fai da te” e scopri di più su prezzi e pacchetti di Keet cliccando qui!

Per scoprire come Keet possa supportare la tua azienda al meglio, contattaci via mail o in chat! Se invece hai ancora dubbi, leggi perché un software per la gestione della flotta è la scelta smart per la tua azienda!